Política de datos · Tutorsify

Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Nicolás Millán, identificado con CC No. 1032507678, quien opera bajo la marca Tutorsify (en adelante, "Tutorsify").

Domicilio: Carrera 6E #4-34, La Estación, Cajicá, Cundinamarca, Colombia
Correo para temas de datos personales: datos@tutorsify.com.co
WhatsApp: +57 333 401 6770
Página web: tutorsify.com.co

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (capítulos 25 y 26 del título 2 de la parte 2 del libro 2, que compilan el Decreto 1377 de 2013), y aplica a todas las bases de datos que Tutorsify administra.

2. Definiciones

Dato personal: cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona natural.
Dato sensible: el que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, los biométricos y los que revelan el origen racial o étnico.
Titular: la persona a quien se refieren los datos. En el caso de niños, niñas y adolescentes, sus derechos los ejercen sus representantes legales.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado: la persona que trata datos por cuenta de Tutorsify, como los tutores y los proveedores tecnológicos.
Transmisión: envío de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de Tutorsify.

3. Principios

Tutorsify trata los datos personales según los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012), y con prevalencia del interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

4. Datos que tratamos y para qué

4.1 Familias (padres, madres y acudientes)

Datos: nombre, documento de identidad, dirección, correo, celular, relación con el estudiante, historial de pagos y comunicaciones con Tutorsify.

Finalidades:

Prestar el servicio de tutoría contratado y administrar la relación contractual.
Crear y administrar el acceso al portal de familias.
Programar sesiones, enviar reportes, informes mensuales y notificaciones del servicio.
Generar cobros, gestionar pagos y cumplir obligaciones contables y tributarias.
Atender solicitudes, quejas y reclamos.
Enviar información sobre novedades, contenidos del blog y servicios de Tutorsify, solo si el titular lo autoriza.
Realizar las clases virtuales por videollamada dentro de la plataforma e invitar a ellas, con un enlace temporal, a las personas que la familia indique.

4.2 Estudiantes (niños, niñas, adolescentes y adultos)

Datos: nombre, fecha de nacimiento, grado, colegio, áreas de apoyo, brief pedagógico, objetivos, reportes de sesión, informes mensuales, plan de apoyo, documentos del colegio que la familia comparte (por ejemplo, el PIAR) y, solo con autorización expresa, antecedentes e informes terapéuticos o de salud (datos sensibles).

Finalidades:

Conocer al estudiante y seleccionar el tutor adecuado.
Diseñar y hacer seguimiento a su proceso de aprendizaje: plan de apoyo, reportes e informes.
Darle sus clases virtuales por videollamada, con pizarra, materiales y juegos que no se graban ni se guardan.
Articular el proceso con el colegio y con los profesionales tratantes, solo cuando la familia lo autorice.
Apoyarse en herramientas de inteligencia artificial para preparar el plan de apoyo y el informe mensual del estudiante, siempre con revisión de una persona de Tutorsify y sin enviar datos de contacto ni números de documento. Cuando la familia comparte un documento del colegio (por ejemplo, el PIAR) y autorizó los datos sensibles, el proveedor de inteligencia artificial recibe ese documento completo para preparar observaciones y una devolución al colegio; no lo conserva ni lo usa para entrenar, y el resultado se guarda cifrado.

4.3 Tutores y colaboradores

Datos: nombre, documento de identidad y copia escaneada, fecha de nacimiento, fotografía, correo, celular, dirección, hoja de vida, formación académica, diplomas, certificado de antecedentes, resultado de la consulta del registro de inhabilidades por delitos sexuales contra menores, RUT, certificación bancaria, disponibilidad horaria, honorarios, soportes de seguridad social, evaluaciones y certificados de capacitación.

Finalidades:

Evaluar su postulación y verificar su idoneidad para trabajar con menores de edad, incluida la consulta exigida por la Ley 1918 de 2018.
Celebrar y ejecutar el contrato de prestación de servicios, y pagar honorarios.
Asignar procesos según su perfil y disponibilidad.
Mostrar su perfil a las familias de los estudiantes que acompaña y, con su autorización, su foto, profesión y fecha de cumpleaños a otros tutores.
Gestionar su formación y certificación.
Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

4.4 Aspirantes y visitantes de la página web

Datos: los que la persona entregue en los formularios de contacto o de postulación, y datos técnicos de navegación. Las visitas a la página se cuentan de forma agregada (cuántas visitas tuvo cada página, de qué sitio llegaron y cuántas veces se tocó el botón de WhatsApp), sin cookies y sin guardar la dirección IP ni datos que identifiquen a quien visita.

Invitados a una videollamada: el nombre que escriben al entrar, que solo ven los demás participantes de esa clase.

Finalidades: responder la solicitud, evaluar la postulación y mejorar la página web.

5. Datos sensibles

Los datos de salud del estudiante (diagnósticos, informes terapéuticos, antecedentes de salud) y la fotografía de los tutores se tratan como datos sensibles.
Ningún titular está obligado a entregar datos sensibles. Su entrega es facultativa, y negarse no impide la prestación del servicio, aunque puede limitar la personalización del acompañamiento.
Tutorsify solo trata datos sensibles con autorización previa, expresa e informada, y con acceso restringido: el administrador de Tutorsify y el tutor asignado al estudiante.

5A. Videollamadas

Las clases virtuales y las llamadas del equipo se hacen dentro de la plataforma. No se graban: Tutorsify no guarda el audio, el video, lo escrito en la pizarra ni los juegos. Solo queda constancia de quién entró y a qué hora y, en el chat del equipo, de si una llamada se hizo, no se contestó o quedó perdida.
El audio y el video viajan cifrados, directamente entre los aparatos de los participantes. Si la red no permite la conexión directa, pasan cifrados por un servidor de retransmisión de Cloudflare, que no puede verlos ni oírlos.
A una clase pueden entrar hasta cuatro personas: el tutor, la familia o el estudiante con su enlace propio, y hasta dos invitados con un enlace que solo sirve para esa sesión. El tutor solo invita a quien la familia indique.
Los archivos que se abren en la pizarra de una videollamada no se guardan en Tutorsify: viajan directo entre los aparatos y desaparecen al terminar. Quien está en la llamada puede descargar la pizarra o el archivo con lo escrito, y esa copia queda solo en su aparato.
Las reuniones con el equipo tampoco se graban; quien entra con un enlace sin tener cuenta espera en una sala hasta que alguien del equipo lo admite.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

Tutorsify trata datos de menores de edad únicamente para las finalidades de esta política, que responden a su interés superior y respetan sus derechos fundamentales.
La autorización la otorga el padre, la madre o el representante legal. Según su madurez, el estudiante será informado de forma comprensible sobre el tratamiento de sus datos y su opinión será tenida en cuenta.
Tutorsify no publica fotografías, videos ni información que permita identificar a los estudiantes.

7. Derechos de los titulares

Los titulares, o sus representantes, tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante Tutorsify.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratuitamente a sus datos.

8. Cómo ejercer los derechos

Las solicitudes se envían al correo datos@tutorsify.com.co o desde la sección de perfil de la app, indicando nombre, documento, descripción de la solicitud y datos de contacto.

Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando el motivo. Si el reclamo está incompleto, Tutorsify pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.

El responsable de atender estas solicitudes es Nicolas Millan.

9. Encargados y transmisión internacional

Para prestar el servicio, Tutorsify se apoya en encargados que tratan datos por su cuenta y bajo sus instrucciones:

Tutores, para la prestación del servicio.
Proveedores de infraestructura tecnológica (alojamiento de la plataforma, bases de datos, archivos y retransmisión cifrada de videollamadas), como Cloudflare, cuyos servidores pueden estar fuera de Colombia.
Proveedores de correo, notificaciones y pagos en línea.
Proveedores de inteligencia artificial, que se comprometen contractualmente a no usar los datos para entrenar sus modelos.

La transmisión a encargados ubicados fuera de Colombia se hace con autorización del titular y con contratos o condiciones que garanticen un nivel adecuado de protección y seguridad.

10. Seguridad

Tutorsify adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos, entre ellas: contraseñas cifradas, conexiones seguras (HTTPS), control de acceso por rol (cada tutor solo ve a sus estudiantes), registro de actividad, eliminación automática de las imágenes del chat a las 24 horas y de los archivos y notas de voz a los 3 días, videollamadas cifradas que no se graban y obligaciones de confidencialidad para tutores y colaboradores.

11. Conservación

Los datos se conservan mientras dure la relación con el titular y, después, durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias. Los documentos sensibles del estudiante (informes terapéuticos y de salud) se eliminan doce (12) meses después de terminado el proceso, o antes si la familia lo solicita.

12. Vigencia

Esta política rige desde el 01/10/2026. Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares por la app o por correo antes de su aplicación.